Gestión - Tiempo - Integraciòn

Plan de gestión de tiempo, costos, alcance y de la integración

La gestión de proyectos es la disciplina del planeamiento, la organización, la motivación, y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos. La naturaleza temporal de los proyectos se contrapone con las operaciones normales de cualquier organización y para ello se necesita un plan de gestión del tiempo, plan de gestión de costos, plan de gestión del alcance y plan de gestión de la integración.

Primero es importante tener una idea clara sobre que trata un Plan, que es una intención o un proyecto elaborado antes de realizar una acción. Un plan pose un escrito que precisa los detalles que se necesitan para realizar dicha acción. Se cuentan con diferentes tipos de planes como económico, de inversiones, de obras, pensiones, estudios, entre otros.

Una característica del plan es su dinamismo, ya que no es considerado como un instrumento estático, al contrario, siempre está dispuesto a las modificaciones necesarias para obtener los resultados esperados. Los planes ayudan a los organizadores a idear buenas iniciativas que permitan mejores alternativas, ahorro de tiempo, costos y demás.

El plan de gestión de tiempo es donde se incluyen procesos necesarios para la ejecución del proyecto, basados en el tiempo de entrega previamente establecidos. Este proceso interactúa con otros para poder llevar todo el proceso a un feliz término.

En esta parte se organizan las actividades para lograr las metas estipuladas dentro del proyecto. Cuando se tiene la capacidad de gestionar bien el tiempo, es algo que las empresas valoran mucho más en los trabajadores, ya que este factor permite la mejora en la productividad y la competitividad de la organización.

Aquí también se decide que tareas se pueden delegar o cuales se deben realizar necesariamente por un determinado grupo. Todas estas actividades deben estar contempladas en un tiempo determinado.

La gestión del tiempo cuenta con tres categorías fundamentales, estas son:

·       Definición de Actividades: El fin es la definición de cada actividad con sus atributos.

·       Secuencia de Actividades: Aquí se busca definir el cronograma del proyecto, información del modelo del cronograma, recursos necesarios, plan de gestión del cronograma y plan de gestión del proyecto.

·       Recursos de las Actividades: Se establecen los recursos de la lista de actividades, basando en el cronograma establecido y en las mediciones del rendimiento.

El objetivo primordial de la gestión del tiempo es finalizar la ejecución del proyecto, cumpliendo tantos con el alcance y los lineamientos que se definieron en la etapa inicial, como los tiempos establecidos, los recursos, costos y calidad estipulada.

Para la gestión del costo del proyecto se deben incluir todas las actividades que hacen parte de la planificación y estimación, con el objetivo de centrar el proyecto en el presupuesto asignado. La gestión de costos no solo trata de controlar los gastos para que no superen el presupuesto asignado, sino también en la gestión de ingresos para que se minimicen las necesidades de financiación y se maximice lo disponible. Para este tipo de gestión es importante manejar el concepto de flujo de caja y tener claro el control del mismo.

Se manejan varios tipos de costos que pueden ser fijos, variables, directos e indirectos. Pero también se debe ser prevenido y contar con alguna contingencia, estas son: contingencias derivadas del análisis de riesgos del proyecto y contingencias de reserva de gestión.

Una de las cosas que forman una parte importante en este tipo de plan, es la estimación del costo. Este es un subproceso que determina el costo de los diferentes elementos a partir de: características del producto, definición de tareas y actividades, recursos necesarios, costos de horarios y estimación del tiempo.

Se puede decir que no existe un método único para estimar el costo, estos dependen principalmente de la fase en la que el proyecto se encuentra y de la precisión requerida. Algunos métodos son: estimación de detalle, estimación directa, estimación por analogía, cotizaciones de subcontratistas y proveedores, estimación paramétrica de costes y utilización de la curva de aprendizaje.

Un plan de gestión de costos incluye:

·       Nivel de precisión de estimación de costo de actividades.

·       Unidades de medida.

·       Relación contabilidad de costos proyecto con la organización.

·       Umbrales de control.

·       Establecimiento de reglas de medida de rendimiento.

·       Definición CC.

·       Establecimiento de métricas de medidas.

·       Métodos estimación de costos.

·       Formatos de informes y frecuencia de los mismos.

La gestión del alcance del proyecto incluye los procesos que son necesarios para garantizar que el proyecto incluya el trabajo requerido para ser terminado con éxito. El objetivo principal de este plan es definir y controlar lo que se incluye y lo que no en el proyecto.

Alcance se puede referir a:

·       Alcance del producto: Las características y funciones de un producto, servicio o resultado.

·       Alcance del proyecto: Se trata del trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones que se especificaron.

En el alcance es de importancia el proceso de recopilar requisitos, en el cual se debe definir y documentar las necesidades que se deben de cumplir con los objetivos del proyecto. Luego de recolectar la información para los requisitos, se entra a definir el alcance en el cual se define detalladamente el proyecto y el producto. De allí pasamos a la fase de verificar, que consiste en formalizar los entregables. La verificación permite un control de calidad.

Hablando ya sobre el plan de gestión de la integración debemos tener presente de que se encarga dicho plan, está enfocado en la unificación, consolidación, articulación e integración de todos los componentes.

Para la integración el gerente del proyecto debe tener una habilidad integradora que trata de analizar y entender el alcance, explotar la información recolectada, ejecutar las actividades para el desarrollo de los entregables, medir y monitorear todo los aspectos relacionados con el proyecto.

En el plan de gestión de integración podemos tener en cuenta 6 procesos importantes:

·       Desarrollar el acta de constitución del proyecto: su objetivo es autorizar formalmente el proyecto o la fase, se debe documentar allí los requerimientos iniciales, necesidades y expectativas de los interesados. Normalmente está dada por alguien externo del proyecto y se recomienda que el gerente del proyecto participe de su elaboración.

·       Desarrollar el plan para la dirección del proyecto: Aquí se prepara, integra y coordina los planes del proyecto como el tiempo, alcance, costo y calidad. Debe tener como ejecutar, monitorear y cerrar el proyecto.

·       Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto: Enfocado en el proceso de cumplir lo definido en el plan de proyecto.

·       Monitorear y controlar el trabajo del proyecto: Proceso ejecutado por el gerente del proyecto y se realiza durante toda la duración de este, donde el gerente debe recolectar, medir y distribuir la información del rendimiento del proyecto, al mismo tiempo hacer uso de esta información para ajustar las métricas y mejorar procesos.

·       Realizar control integrado de cambios: Aquí se toman las decisiones de los cambios que se requieran ser implementados o no.

Los cambios durante los proyectos son algo que no se puede evitar y puede ser requerido en cualquier momento, la factibilidad de los cambios está basada en el análisis que se debe realizar sobre el impacto que este tendría.

·       Cerrar el proyecto o la fase: por último se debe asegurar y formalizar el final del proyecto, esto incluye una revisión de las fases anteriores, que permite afirmar que todo esté dentro de los objetivos definidos, sin importar cuál sea el motivo por el que el proyecto se dio por terminado.

Para el cierre del proyecto se aplican los procedimiento de poner el producto a las operaciones de la empresa, así como recolectar información y organizarla, generando documentación que será de ayuda para futuros proyectos.

En muchas ocasiones necesitamos la elaboración de algún tipo de proyecto que este encaminado a la solución de un problema, pero elaborar un proyecto no es una tarea sencilla, hay muchos factores que se deben tener en cuenta y la forma en que se manejaran, y uno de esos factores es el tiempo, se conoce entonces como gestión del tiempo al proceso mediante el cual se establecen plazos, se fijan tiempos de entrega, y como se controlaran esos tiempos, lo anterior, debe ser manejado debido a que en ocasiones los proyectos contienen diversas actividades, intervienen muchas personas, y es necesario establecer una forma de controlar las actividades, y como se deben ir entregando para poder cumplir con los objetivos propuestos y poder finalizar en los plazos establecidos todas las actividades propuestas; se podrán presentar inconvenientes que afecten de manera significativa el cronograma de trabajo, pero en el proceso de planeación, se deben anticipar la gran mayoría de inconvenientes que se puedan presentar, minimizando de esta forma, la posibilidad de contratiempos en la entrega de los productos.